Организация ивента в Киеве: как сделать все с минимальными хлопотами

Организация ивента Киев – это сложная задача, но только если вы все решили делать своими силами. А если вы воспользуетесь помощью профессионалов, то подготовить, провести и осветить в медиа мероприятия можно без лишних нервов и с минимальными усилиями. Конечно, с вашей стороны, - ведь профессиональному организатору придется потрудиться, чтобы все прошло на высоте!

Какими бывают ивенты?

По характеру и формату, ивенты делятся на деловые и развлекательные. Часто речь идет про гибридные мероприятия: с одной стороны – вечеринка, но ее цель – повышения лояльности клиентов к бренду.

Деловые мероприятия могут проводиться в формате выставки, конференции, бизнес-семинара, завтрака или бранча. Корпоративные – вечеринка, шоу-программа, игровой тренинг, тим-билдинг. Можно провести показ мод, конкурс красоты или постановку спектакля – чтобы выгодно представить спонсора, которым выступает заказчик мероприятия. То есть подходить к задаче нестандартно.

Главное при любой цели проведения ивента – найти необычный концепт, который позволит выделиться среди конкурентов, запомниться, громко заявить о себе. Здесь нет единого рецепта, который всегда сработает: необходимо всегда проявлять креатив и создавать то, что никогда до вас не делали.

Вместе с тем, подготовка к проведению корпоративного, делового или развлекательного мероприятия должна предусматривать четкий план. Лучшая импровизация – это прекрасно подготовленная импровизация.

Организация ивента в Киеве: план подготовки

Существует определенный алгоритм. Следуя ему, вы можете быть уверены, что предусмотрите все моменты и организация ивента в Киеве потребует меньше сил. Основные этапы подготовки мероприятия – это:

• Определение формата. Для этого нужно четко понимать, какая цель проведения ивента. Если это пиар и повышение лояльности существующих клиентов, то это вечеринка или общий тим-билдинг. Если заявление о себе – церемония открытия. Для продвижения новых продуктов прекрасно подойдет выставка или конференция;

• Поиск локации. Она должна вместить всех гостей, но не быть слишком просторной, чтобы не создавалось ощущение невысокой популярности; подходящей по техническим возможностям; удобной с точки зрения инфраструктуры и возможности для гостей добраться на место;

• Подготовка сценария. Речь идет не про реплики ведущих (хотя для многих форматов придется поработать и над этим). Скорее сценарий мероприятий – это про тайминг с указанием всех активностей, выступлений, частей шоу-программы, перерывов на кофе-брейк, завершения мероприятий. Если предусмотрена шоу-программа, она расписывается более подробно. В сценарии расписываются «фишки», которыми ваше мероприятие будет выделяться из череды схожих;

• Привлечение внимания к мероприятию. Промо ивента может предусматривать самые разные направления: раздачу листовок и флаеров, таргетированная реклама в социальных сетях, публикации в СМИ, рассылки, личные связи с лидерами мнений;

• «Гостеприимство». Нужно предусмотреть кофе-брейки, фуршет, напитки для гостей, обслуживание мероприятия официантами, пригласить хостес, подготовить шоу-программу и многое другое;

• Подготовка мерча. Это требуется и деловых мероприятий, и для вечеринок – небольшие подарки на память, которые должны быть полезными и вызвать у гостей приятные эмоции. На мерче размещает логотип, название бренда спонсоров ивента;

• Декор. Перед проведением локация украшается, оформляется в фирменных цветах бренда. Для этого лучше всего пригласить профессиональных декораторов;

• Проведение мероприятия. Это даже сложнее, чем вся подготовка. Все время нужно быть готовым, что все пойдет не по плану, и уметь быстро найти выход из положения и устранить все сложности. Очень важно уметь быстро принимать решение, но стоит и заранее подготовиться ко всем неожиданностям и всегда иметь план Б;

• Подведение итогов и работа над ошибками. Очень важно детально проанализировать, как прошло мероприятия, что удалось, а что не очень. Ведь это не последний ваш ивент, и честная оценка результатов позволит провести следующее еще лучше, ярче и эффективнее.

На каждом этапе могут возникать определенные сложности. Давайте разберемся, какие из них встречаются чаще всего.

Основные сложности в организации и проведении мероприятия

Организация ивента в Киеве всегда сопровождается определенными сложностями. Самые распространенные проблемы, с которыми приходится столкнуться организатору, - это:

• Потеря локации, спикера, кейтеринговой службы в последний момент. Даже если вы сотрудничаете с партнерами, в которых уверены на 100%, может случиться форс-мажор: в зале для проведения может случиться потоп, спикер заболеть, а кейтеринговую службу закрыли из-за отсутствия какой-то бумажки. Придется перекраивать сценарий мероприятия буквально за сутки перед проведением. Поэтому у вас всегда должен быть заготовлен план Б – на всякий случай. Пусть лучше он не понадобится, чем придется отказываться от проведения ивента из-за непредвиденных ситуаций;

• Хочется фейерверка, а бюджет не позволяет. Оставаться в рамках бюджета очень важно, поэтому сначала определяют, сколько можно потратить на мероприятия, а лишь потом придумывают концепцию и формат;

• Мероприятие – бомба, но о нем никто не знает. Значит, вы плохо поработали в сфере промо мероприятия. Для этого приглашают промоутеров, которые раздают листовки, продвигают событие в социальных сетях, анонсируют в СМИ, приглашают гостей и лидеров мнения лично.

Каждый ивент особенный, а поэтому в процессе его подготовки вы будете сталкиваться и с другими сложностями. Будьте готовы, что подготовка выжмет из вас все соки. Поэтому оптимальным вариантом все же станет обращение к профессионалам.

Vladpromo: сотрудничать с профессионалами легко!

Vladpromo – это рекламное агентство полного цикла, которое уже более десяти лет помогает бизнесу и ярким личностям продвигать свой бренд, громко заявить о себе и завоевывать внимание и любовь аудитории. Одно из направлений деятельности компании – организация ивента в Киеве. Профессиональные, креативные, опытные ивент-менеджеры придают эффективный формат мероприятия, разработают запоминающуюся и оригинальную концепцию, подготовят все с учетом малейших деталей и проведут ивент на высшем уровне, не выйдя при этом за рамки бюджета. И даже больше – организаторы мероприятия сделают так, что о вашем мероприятии будут писать СМИ, блогеры и лидеры мнений бесплатно, потому что это будет самое яркое событие города.

Начните подготовку прямо сейчас!

Для этого нужно просто позвонить и сказать, что вы хотите организовать мероприятия и с какой целью. Менеджеры расскажут, в каком формате лучше это сделать, сориентируют по приблизительному бюджету, и вы сможете приступить к обсуждению деталей. И желательно не затягивать с началом подготовки – ведь для того, чтобы провести действительно яркую вечеринку, масштабный семинар или солидную конференцию, требуется время.

Организация ивента в Киеве с Vladpromo – это гарантии того, что все пройдет на высшем уровне!